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Text File  |  1985-08-21  |  12.8 KB  |  352 lines
  1.                CORRESPONDENCE AND ACTION CONTROL SYSTEM
  2.  
  3.                             CACPO Ver 1.0
  4.               Copyright (c) 1983,1984,1985 P.L. Olympia
  5.                               08/01/85
  6.  
  7.  
  8. 1.0  WHAT IN THE WORLD IS CACPO?
  9.  
  10.      CACPO  is  an   automated system of tracking  correspondence  and 
  11. action items in an office.
  12.  
  13.      The primary objectives of the system are:
  14.  
  15.   o  to   track  correspondence  in  an  office  including  names   of 
  16.      assignees, critical dates and status.
  17.  
  18.   o  to  track  all  kinds  of  activities  requiring  action.   These 
  19.      activities  include (but are NOT limited to) letters,  memoranda, 
  20.      orders, procurement request, travel request, work order, training 
  21.      and personnel action.
  22.  
  23.  
  24.  
  25. 2.0  OVERVIEW
  26.  
  27.      The  system is a menu-driven one that was originally  implemented 
  28. on   a  CP/M microcomputer running  dBASE  II.   That was in 1983.  In 
  29. 1984,  a version for dBASE III was completed.  This year, I used it to 
  30. test  out  Clipper  (tm,  Nantucket).  So what you have  here  is  the 
  31. compiled version.  I am releasing this version to the public domain to 
  32. (1) give people a taste of Clipper (a version,  compiled in WordTech's 
  33. dBIII  compiler  is in the works),  (2) and at  the  same  time,  have 
  34. something that they can use at the office everyday.
  35.  
  36.      This  public domain version is almost the real thing except  that 
  37. you are limited to 50 records in the data base.  If you want to change 
  38. the system to suit your own needs, the source codes in either dBASE II 
  39. or dBASE III are available. See the end of this DOC file.
  40.  
  41.      Some of the system's capabilities:
  42.  
  43.   o  Data  relating  to a piece of correspondence or action  item  are 
  44.      entered  into  the system using  formatted  screens.  The  system 
  45.      automatically  generates  a unique reference number for the  item 
  46.      based partly on the day's date and the office code of the  office 
  47.      with responsibility for the correspondence or action.
  48.  
  49.   o  The  system  can  generate an action ticket that is  intended  to 
  50.      follow the item from its initiation  to its completion.
  51.  
  52.   o  Items  may  be updated,  deleted or restored at  any  time  using 
  53.      formatted screens.
  54.  
  55.   o  The   system  has  a  comprehensive  set   of   report-generating 
  56.      capabilities;  these  reports  may be directed to the  screen  or 
  57.      printer at any time.  The user may specify selection criteria for 
  58.      the  reports including type of correspondence,  name of assignee, 
  59.      and due date ranges,
  60.  
  61.  
  62. 3.0  COPYRIGHT NOTICE
  63.  
  64.      The CACPO package is copyrighted.   But you are granted a limited 
  65. license to distribute it under the following conditions:
  66.  
  67.      - the  package is distributed without change and all  components, 
  68. including this DOC file are NOT changed,
  69.  
  70.      - all commercial use is forbidden.
  71.  
  72.      Use this public domain package at your own risk. (why do I have to
  73. keep saying that?). It works for me.     
  74.  
  75.  
  76. 4.0  WHAT IS IN THE PACKAGE
  77.  
  78.      CACPO.EXE      - compiled program
  79.      CACPO.DOC      - this file 
  80.      CAC.DBF        - main data base, and
  81.      CACREF.NTX     -  its index file
  82.      CACSRCE.DBF    - Correspondence source data base, and
  83.      CACSRCE.NTX    -  its index file
  84.      CACTYPE.DBF    - Correspondence type data base, and
  85.      CACTYPE.NTX    -  its index file
  86.   
  87.      Note that the data bases may be manipulated also with dBASE  III. 
  88. If you do that,  you must reindex the data bases using CACPO since the 
  89. index files of Clipper are NOT compatible with dBASE III's.
  90.  
  91.      The   system   will run on 128K RAM exclusive of DOS.  You  don't 
  92. need dBASE III.
  93.  
  94.  
  95. 5.0  HOW TO RUN
  96.  
  97.      The  system  can  be  operated by  anyone  without  any  computer 
  98. programming knowledge.   Copy all the CACPO files to the default drive 
  99. and give the command:
  100.  
  101.         C>cacpo
  102.  
  103. at the operating system prompt.  You will be greeted by an information 
  104. screen,  and  then  the Main Menu.  If you have a color  monitor,  the 
  105. program  will show different colors.  This program was tested  with  a 
  106. color monitor.
  107.  
  108.  
  109.  
  110. 5.1 The Main Menu
  111.  
  112.      The main menu is shown in Figure 1.  You make a menu selection by 
  113. entering  a single letter (RETURN is not needed).  A brief description 
  114. of each selection is given in this section.  A detailed description of 
  115. some of the selections are discussed in succeeding sections.
  116.  
  117. ======================================================================
  118.  
  119. ----------------------------------------------------------------------
  120.          DSI Correspondence/Action Control System - Main Menu
  121. ----------------------------------------------------------------------
  122.  
  123. INPUT/EDIT                    OUTPUT/REPORT
  124. ----------                    -------------
  125.  A) Add a new record                   B) Browse (abbreviated Scan)
  126.  C) Change any fields in a record           L) List reference numbers
  127.  D) Delete a record                   P) Print action report
  128.  R) Restore deleted record               S) Scan file
  129.  F) Flush all deleted records               T) Print Action Ticket
  130.  
  131. GENERAL
  132. -------
  133.  V) View/Set global parameters               H) Help with TYPE/SOURCE codes
  134.  I) ReIndex the data bases                     Q) Quit (Stop program)
  135.  
  136.  
  137.               PICK A LETTER -----> : :
  138.  
  139.  
  140. ======================================================================
  141.  
  142.                        Figure 1. The Main Menu
  143.  
  144.      
  145.  
  146. 5.2  Summary of Menu Options
  147.  
  148.  
  149.  OPTION                      DESCRIPTION
  150.  
  151. GENERAL
  152.  
  153.      V    Choose this to change the destination of your report (Screen 
  154.           or  Printer),  your  office  code  initials  and  the  abort 
  155.           character.
  156.  
  157.      Q    Choose this to stop the program and go back to the operating 
  158.           system.
  159.  
  160.      H    Choose  this if you want a list of currently defined  SOURCE 
  161.           codes and ACTION TYPE codes
  162.  
  163.  
  164. INPUT/EDIT
  165.    
  166.      A    Choose  this  if you want to add a record (new item) to  the 
  167.           data base. The system will automatically generate a new item 
  168.           reference number and present you with a formatted screen, on 
  169.           which you can enter data (see Figure for the layout of the 
  170.           Data Entry screen)
  171.  
  172.      C    Choose this if you want to change or edit any data contained 
  173.           in  a record (item).  The system will first ask you for  the 
  174.           reference number of the record you want to change.
  175.  
  176.      D    Choose  this if you want to mark a record for  deletion.  An 
  177.           item  so  marked  will always appear  in  reports  with  the 
  178.           message "DELETE PENDING". The record is not actually removed 
  179.           from the data base until you choose the F(lush) option.
  180.  
  181.      R    Choose  this  if you change your mind and want to  unmark  a 
  182.           record previously marked for deletion.
  183.  
  184.      F    Choose  this if you want to physically remove from the  data 
  185.           base  all records marked for deletion.  The system will  ask 
  186.           for confirmation because the result is NOT reversible.
  187.  
  188. OUTPUT/REPORT
  189.  
  190.      B    The  B(rowse)  option allows you to produce  an  abbreviated 
  191.           report  of  all or selected records in the  data  base.  The 
  192.           report  goes to the currently designated report  destination 
  193.           device (Printer or Screen)
  194.  
  195.      L    The  L(ist) option will display on the screen the  reference 
  196.           number of all records in the data base.
  197.  
  198.      P    The  P(rint)  Action  Report generates a  DETAILED  hardcopy 
  199.           listing of all items assigned a specified person
  200.  
  201.      S    The S(can) File option will list either on the screen or the 
  202.           printer  any selected records in the data base.  The  format 
  203.           used is that of the data entry screen (Figure 3)
  204.  
  205.      T    This  option  generates  a printed  action  T(icket)  for  a 
  206.           specified  item.  The ticket is designed to follow the  item 
  207.           from its initiation to its completion.
  208.  
  209.  
  210.  
  211.      All  prompts for field elements do not require you to  enter  the 
  212.      entire  value;  a  substring will do.   For example,  if you  are 
  213.      prompted  for  ASSIGNEE  name,  you may simply  supply  a  unique 
  214.      substring  in  the  name.  If you are prompted  for  a  REFERENCE 
  215.      NUMBER, a value of "8409" will retrieve the first item entered on 
  216.      September, 1984.
  217.  
  218.  
  219. 5.3 Data Entry/Report Screen
  220.  
  221. ======================================================================
  222.  
  223. --------------------------------------------------------------------------------
  224.           DSI Correspondence/Action Control System - Data Entry
  225. --------------------------------------------------------------------------------
  226.  
  227. Reference #    Type      Action Office        Assigned To        Source
  228. (YYMMDDXXZZ)    :_:       :___________:     :_______________:        :___:
  229.  
  230.         Orig. Date       Due Date          Compl. Date
  231.         :__/__/__:       :__/__/__:          :__/__/__:
  232.  
  233. FROM: :_________________________:        TO: :_________________________:
  234.       :_________________________:            :_________________________:
  235.  
  236.     SUBJECT                        STATUS
  237. :________________________________:       :________________________________:
  238. :________________________________:       :________________________________:
  239. :________________________________:       :________________________________:
  240. :________________________________:       :________________________________:
  241. :________________________________:       :________________________________:
  242.  
  243. --------------------------------------------------------------------------------
  244. CURSOR: ^S=Left   ^D=Right          ^V=Insert on/off        ^Y=blank field
  245.     ^E=Prev.  ^X=Next field       ^W=all done
  246.  
  247. ======================================================================
  248.  
  249.                      Figure 2. Data Entry Screen
  250.  
  251.  
  252.      Data input is terminated either of two ways:
  253.  
  254.   o  by pressing CTRL-W (^W)
  255.  
  256.   o  by pressing RETURN past the last line in the STATUS field.
  257.  
  258.  
  259.      The  system  performs several validation checks on the  data  you 
  260. enter. These include the following:
  261.  
  262.   o  SOURCE code must be valid (This field is always required)
  263.  
  264.   o  TYPE code must be valid (This field is also always required)
  265.  
  266.   o  Today's date must be greater than the Origination date
  267.  
  268.   o  The  DUE  DATE (If entered) must be greater than the  origination 
  269.      date.
  270.  
  271.      If there are errors in the data,  you will be given the choice of 
  272. correcting  the  erroneous  data  or  aborting  the  A(dd)   operation 
  273. altogether.
  274.  
  275.  
  276. 5.4  Data Selection Screen
  277.  
  278. NOTE: The  system  presents you with a record selection screen  during 
  279.      all  report  functions.  One selection criterion is the  Type  of 
  280.      Action  - choose  "A" for all items requiring action or  "+"  for 
  281.      everything EXCEPT action items.   Leaving all selection criteria
  282.      fields blank means you want everything - the whole nine yards.
  283.  
  284. ======================================================================
  285.  
  286. ----------------------------------------------------------------------
  287.      DSI COrrespondence Action Control System - Selection Screen
  288. ----------------------------------------------------------------------
  289.  
  290. SPECIFY SELECTION CRITERIA
  291.  
  292. You may leave any field blank if you do not want to impose any
  293. field criterion
  294.  
  295. ACTION TYPE (Code or +) ..............................    :_:
  296.  
  297. ASSIGNED TO (Any unique substring) ...................  :__________:
  298. (Required for Print Action Report)
  299.  
  300. DUE DATE RANGE
  301.   Begin Due Date (MM/DD/YY) ..........................  :__/__/__:
  302.   End Due Date  ......................................  :__/__/__:
  303.  
  304. ======================================================================
  305.  
  306.                   Figure 3. Generic Selection Screen
  307.  
  308.  
  309. 6.0  SOURCE CODE LICENSE
  310.  
  311.      If you want the source code for the program either in dBASE II or
  312. dBASE  III (please specify),  complete the following form or  leave  a 
  313. C(omment) to the Sysop at the SMUG RBBS, 301-963-5249 (Rockville, MD).
  314.  
  315.  
  316. ------------------------------------------------------------------------- 
  317. CACPO SOURCE CODE ORDER FORM:
  318.  
  319. You get a PC-DOS diskette with dBASE source codes, complete printed
  320. documentation and dBASE utility programs.
  321.  
  322.  
  323. DATE  _________________                     dBASE II or III  (Circle one)
  324.  
  325.  
  326. NAME  ________________________________________       PHONE: _________________
  327.  
  328.  
  329. COMPANY ______________________________________
  330.  
  331.  
  332. ADDRESS ______________________________________
  333.  
  334.  
  335.         ______________________________________
  336.  
  337.  
  338.         ______________________________________
  339.  
  340.  
  341. Send the form, along with $50 to:
  342.  
  343.      P. L. Olympia
  344.      17 Thorburn Road
  345.      Gaithersburg, MD  20878
  346.      Voice: 301-251-0497     Data: 301-963-5249
  347.  
  348. Site licensing for unlimited duplication rights available.
  349. ------------------------------------------------------------------------- 
  350.  
  351.                     * * *   END OF CACPO.DOC   * * *
  352.